Annan Muskari | Rekisteriseloste

Tietojen suojaaminen ja säilyttäminen

Tietoturva ja tietojesi säilytys

Suhtaudumme asiakkaidemme tietojen suojaan ja tietoturvaan vakavasti. Varmistamme henkilötietojesi luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden säilymisen huolellisella toiminnalla. Suojaamme henkilötietosi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Suojaamme henkilötietosi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja turvallisen sähköpostipalvelimen käyttö, ilmoittautumiskäytäntöjemme asianmukainen hallinta, turvallisten laitetilojen käyttö, hallittu asiakastietojen käyttöoikeuksien myöntäminen, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen varmistaminen sekä alihankkijoiden ja työntekijöiden huolellinen valinta. Päivitämme henkilöston kanssa sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Miten säilytämme henkilötietojasi ja pidämme ne ajan tasalla?

Säilytämme asiakkuuden kannalta tarpeellisia tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan. Emme kerää asiakkaiden henkilötunnuksia, vaan oppilaan syntymäaika riittää. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi opiskelijan suorittaessa taiteen perusopetuksen opintoja jaksottain, pitäen taukoa opiskelussa, on asianmukaista säilyttää asiakastiedot ja opiskelijan suorittamat opintokokonaisuudet asiakasrekisterissämme mahdollista taiteen perusopetuksen musiikin yleisen oppimäärän todistuksen kirjoittamista varten. Kuitenkin halutessaan asiakas voi pyytää poistamaan asiakastiedot kokonaan.

Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tietojen säilyttämisessä. Esimerkiksi joitakin markkinointi- ja tiedotustarkoituksiin kerättyjä tietoja säilytetään kuusi kuukautta, kun taas asiakkuuden mahdollisesti myöhemmin jatkuessa tietoja säilytetään se aika, jona oppimäärä on mahdollista opiskella loppuun ja jona aikana todistus on mahdollista saada. Mikäli esimerkiksi varhaisiän musiikkikasvatuksen oppimäärän suorittamisen ikäraja saavutetaan, eikä tarvittavaa tuntimäärää ole tehty todistuksen saamiseksi eikä opiskelijan ole tarkoitus jatkaa instrumenttiopintoihin, poistetaan asiakastiedot rekisteristämme asiakkaan niin halutessa. Mikäli varhaisiän musiikkikasvatuksen todistukseen tarvittava oppimäärä on saavutettu, kirjoitetaan todistus ja oppilaan nimi säilytetään musiikkikoulusta todistuksen saaneiden listassa, paitsi jos asiakas pyytää tiedot poistamaan. Tämän jälkeen todistuksen saaneiden listassa lukee nimen poistoa pyytäneen kohdalla vain merkintä valmistuneesta opiskelijasta ilman mitään henkilötietoja. Mikäli varhaisiän musiikkikasvatuksen todistusta ei voida kirjoittaa, mutta asiakas haluaa jatkaa instrumenttiopinnoissa, säilytetään rekisterissämme asiakkaan henkilötiedot, kunnes asiakas pyytää tietojen poistamista tai kunnes yhteen lasketut opinnot riittävät taiteen perusopetuksen musiikin yleisen oppimäärän todistuksen kirjoittamiseen.

Pyrimme pitämään käsittelemämme henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Omat tiedot on kuitenkin asiakkaan hyvä tarkastaa aika ajoin ja tämän vuoksi ilmoittautumiskäytäntöihimme kuuluu ilmoittautumislomakkeen lähettäminen seuraavan lukukauden opintoihin puolivuosittain. Samalla yhteystiedot päivitetään uusista lomakkeista musiikkikoulun asiakastietoihin. Esimerkiksi ajantasainen ja aktiivisesti käytössä oleva sähköpostiosoite on hyvä tarkastaa olevan musiikkikoulun asiakasrekisterissä.

Asiakastietoihin ei kerätä mitään tietoa asiakkaan terveydentilasta tms, vaan asiakassuhteen kannalta olennaisista terveydellisistä ym. seikoista keskustellaan opettajan kanssa suoraan. Näin terveydentilan merkitys opetuksen sujuvuuteen huomioidaan, mutta asiasta ei kerätä minkäänlaista tietoa rekisteriin.

Asiakastietojanne käsittelevät vain opetukseen suoraan liittyvät henkilöt eli koulumme opettajat. Opettaja on vaitiolovelvollinen saamistaan tiedoista. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, myös sähköpostiosoitteet suojataan yhteisesti lähtevissä sähköposteissa piiloon. Opettajilla on omien oppilaidensa yhteystiedot ja oppilaslistat. Musiikkikoulun tiedoissa kaikkien asiakkaiden asiakastiedot säilytetään luotettavalla sähköpostipalvelimella, muistitikulla sekä tietokoneella.

Osoite Hirvikoskentie 221 C 19, 32210 LOIMAA

Puhelin 041 50 23 111, Maria Selinummi

Sähköposti maria@annanmuskari.fi

Y-tunnus 1852770-8

Sijainti kartalla